HUISHOUDELIJK REGLEMENT
Goedgekeurd door de ALV februari 2023

Artikel 1

VAN DE LEDEN

Lid 1. Algemeen

  1. Onverminderd het bepaalde in de statuten van de vereniging en dit reglement hebben alle leden dezelfde rechten en plichten.

  2. Elk lid wordt bij aanvang van het lidmaatschap gewezen op de statuten, het huishoudelijk reglement en de AVG-wetgeving op de website. Zij wordt geacht bekend te zijn met de bepalingen van deze regelingen en die na te leven.

Lid 2. Aanmelding en toelating als lid

  1. Aanmelding tot lid van de VVZ geschiedt bij de secretaris middels het daartoe geëigende aanmeldingsformulier op de website. De redactie van het aanmeldingsformulier wordt door het bestuur verzorgd. De ledenadministrateur houdt een introductie- en kennismakingsgesprek met het beoogde lid om in te schatten of het zij de basis van het zeilen beheerst en om verwachtingen op elkaar af te stemmen.

  2. Bij het toelatingsbeleid worden art. 2 en 4 van de statuten in acht genomen. Het bestuur is dienaangaande verantwoording schuldig aan de ledenvergadering.

  3. Leden en donateurs verplichten zich wijzigingen in personalia aan het secretariaat door te geven.

Lid 3. Leden en ereleden

  1. Leden en ereleden oefenen beiden volledige lidmaatschapsrechten uit.

  2. Leden kunnen in sommige gevallen getypeerd worden als: jeugdleden of student-leden.

  3. Waar over deze leden gesproken wordt, gelden de onderstaande definities:
    Jeugdleden zijn in de leeftijd van 16 tot en met 18 jaar.
    Student-leden zijn in het bezit va
    n een collegekaart en oefenen geen beroepsmatige arbeid uit.

Lid 4. Einde lidmaatschap

  1. Overeenkomstig het gestelde in de statuten, artikel 7, is het bestuur bevoegd een lid haar lidmaatschap op te zeggen op grond van het feit, dat het lid contributie of andersoortige betalingen schuldig is en deze schuld ondanks schriftelijke aanmaning niet voldoet.

  2. Wanneer men door opzegging of ontzetting het lidmaatschap verliest, blijven wel de bestaande financiële verplichtingen gelden.

  3. Overeenkomstig het gestelde in de statuten, artikel 7, kan de algemene vergadering een lid ontzetten wanneer een lid in strijd met de statuten, reglementen of besluiten handelt of de vereniging op onredelijke wijze benadeelt.

  4. Met behoud van het in de statuten bepaalde kan het bestuur het lidmaatschap namens de vereniging tevens opzeggen wanneer een lid naar het oordeel van het bestuur:

    • Hetzij commerciële of andere activiteiten met winstoogmerk binnen de vereniging ontplooit;

    • Hetzij schade toebrengt aan of binnen de vereniging op welke wijze dan ook, of haar benadeelt of in diskrediet dreigt te brengen;

    • Hetzij in het algemeen handelingen verricht, welke strijdig zijn met de belangen van de vereniging

  5. Het lidmaatschap voor een komend kalenderjaar dient uiterlijk 1 december te worden opgezegd. Restitutie van het lopende jaar is niet mogelijk.
  6. Indien tijdens de ALV wordt besloten tot een buitengewone verhoging (niet zijnde een normale CBS-indexering) van de contributie, kan het lidmaatschap voor het dan lopende jaar tot uiterlijk 14 dagen na afloop van de ALV opgezegd worden. Restitutie vindt dan wel plaats.
  7. Opzegging dient schriftelijk (per post of e-mail) doorgegeven te worden aan de secretaris.

      Artikel 2

      VAN HET BESTUUR

      Lid 1. De taakverdeling binnen het bestuur

      1. Het bestuur, dat uit tenminste drie en ten hoogste negen leden bestaat, kent de functies van voorzitter, vice-voorzitter, algemeen secretaris, penningmeester en gewone leden.

      2. De voorzitter heeft de algemene leiding van de vereniging en is in het bijzonder verantwoordelijk voor de externe contacten. Zij leidt de vergaderingen van het bestuur en de algemene vergadering. Zij is belast met de voorbereidingen van de hiervoor benoemde vergaderingen, verricht de taken van al hetgeen geacht moet worden tot haar functie te behoren.

      3. De vice-voorzitter ondersteunt en vervangt (bij afwezigheid) de voorzitter bij haar taken en verricht voorts de taken van al hetgeen geacht moet worden tot haar functie te behoren.

      4. De secretaris is verantwoordelijk voor de administratieve gang van zaken, betrekking hebbend op het secretariaat. Zij verzorgt de notulen van de algemene vergaderingen, alsmede de correspondentie van de vereniging en houdt afschriften van alle uitgaande stukken. Zij is verantwoordelijk voor het namens het bestuur uitbrengen van het jaarverslag en het uitbrengen van andere verslagen betreffende de verrichtingen van de vereniging. Zij leidt de ledenadministratie en is verantwoordelijk voor een zorgvuldig bijhouden van het ledenbestand. Voorts verricht zij de door het bestuur opgedragen taken en al hetgeen geacht moet worden tot haar functie te behoren, zoals het in-en uitschrijven van bestuursleden bij de Kamer van Koophandel en het in- en uitschrijven van bestuursleden in het UBO-register.

      5. De penningmeester verzorgt de boekhouding van de vereniging. Zij is verantwoordelijk voor de organisatie van de contributie-inning, donaties, alsook alle andere aan de vereniging toevallende baten. Daarnaast verricht zij, met inachtneming van hetgeen bepaald is in de statuten artikel 11, alle betalingen, welke vallen onder het normale beheer binnen het raam van de statuten. Zij is belast met het namens het bestuur uitbrengen van het financieel jaarverslag en met het opstellen van de begroting. Ook is zij verantwoordelijk voor de financiële verplichtingen die de VVZ aangaat.

      6. Overige bevoegdheden en verplichtingen van ieder lid van het bestuur worden met inachtneming van de bepalingen in de statuten en dit reglement door het bestuur in onderling overleg vastgesteld.

      7. Uitgebreide taakomschrijvingen van bestuursleden zijn te vinden op de website.

      Lid 2. Het bestuur heeft tot taak:

      1. Werkzaam te zijn ter bereiking van de doelstellingen van de VVZ, zoals neergelegd in de statuten en het beleidsplan op de website;

      2. Leiding te geven aan de VVZ en alle bezittingen te beheren;

      3. De besluiten van de algemene vergadering uit te voeren;

      4. Zorg te dragen voor de toepassing van de statuten, reglementen en besluiten;

      5. Voorbereidingen te treffen voor de vergaderingen en de te organiseren evenementen.

      Lid 3. Goed bestuur

      Het bestuur verplicht zich in het belang van de vereniging te handelen, zowel intern, als extern (met derden), zowel op financieel gebied, als op het gebied van het verwezenlijken van de doelstellingen van de vereniging en te streven naar het minimaliseren van risico's.

      1. Financieel: het bestuur hanteert het vier-ogen-principe als het gaat om uitgaven van meer dan € 1000 en brengt risico's op inzichtelijke wijze in kaart. De penningmeester hanteert een duidelijke en transparante werkwijze (bv opstellen en laten goedkeuren van een begroting en jaarrekening) en jaarlijks controleert een kascommissie de boekhouding. Alle notulen met daarin argumenten en besluiten zullen op de website gepubliceerd worden.

      2. Het bestuur bestuurt volgens bepaalde afspraken en procedures die in een werkdocument zijn vastgelegd zodat fraude en onenigheid actief tegengegaan kunnen worden. Dat werkdocument staat op de website.

      3. Tegenstrijdig belang wordt aan het begin van een vergadering gemeld en vastgelegd in de notulen. Het betreffende bestuurslid neemt dan niet deel aan de besluitvorming. Bij tegenstrijdig belang van het gehele bestuur, wordt de beslissing doorverwezen naar de ALV.

      4. Het bestuur stelt zich ten doel bepaalde normen en waarden te beschrijven en die uit te dragen en vast te leggen in een document dat op de website gepubliceerd wordt. Het gaat bijvoorbeeld om veilig uitgerust schip, veiligheid aan boord, verantwoord gedrag aan boord en op het gebied van gezondheid, milieu, sportiviteit, eerlijkheid en hoffelijkheid op het water, etc.

      5. Daartoe zijn door het bestuur beleid, regels en normen opgesteld die jaarlijks worden gereviseerd. Dat document staat op de website.

      6. Het bestuur zorgt ervoor dat alle bestuursleden (zittende, nieuwe, vertrekkende) goed geïnformeerd zijn over werkafspraken en over de kaders die de wet, de statuten en het HR opleggen.

      7. Het bestuur sluit een deugdelijke bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering af.

      8. Eenmaal per jaar zullen deze afspraken gecontroleerd worden op actualiteit en relevantie.

      Lid 4. Vergaderingen van het bestuur.

      1. Het bestuur vergadert, daartoe door de secretaris opgeroepen, zo dikwijls als nodig is, doch minstens vier maal per jaar.

      2. Beslissingen kunnen slechts genomen worden bij een voldoende aantal aanwezige bestuursleden, te weten: de helft + 1, mits de te behandelen punten zijn vermeld in de aan de bestuursleden toe te zenden oproepingsbrief. Deze brief moet plusminus twee weken voor de vergaderdatum toegezonden zijn. Onderwerpen die niet in de oproepingsbrief zijn vermeld en waarover bij stemming moet worden beslist, kunnen niet in behandeling worden genomen, tenzij het voltallige bestuur aanwezig is.

      3. Bij het staken van de stemmen van de bestuursleden, wordt de kwestie voorgelegd aan de ALV.

      4. Bij belet en ontstentenis van alle bestuurders, is de ALV bevoegd om één of meerdere personen aan te wijzen om tijdelijk in het bestuur te voorzien.

      Lid 5. Kandidaatstelling en verkiezing.

      1. Vacatures binnen het bestuur en kandidaten voor deze functies worden schriftelijk bekend gemaakt in de oproepingsbrief voor de algemene ledenvergadering. Tegenkandidaten kunnen tot 5 dagen voor deze vergadering schriftelijk ingediend worden bij de secretaris. De kandidaatstelling dient gesteund te worden door vijf leden, welke daartoe hun handtekening onder de kandidaatstelling plaatsen.

      2. De leden hebben zitting voor een tijdvak van drie jaar. Zij zijn maximaal één maal herkiesbaar.

      3. Het lidmaatschap van het bestuur eindigt:

        • bij het beëindigen van het lidmaatschap van de vereniging;

        • door periodiek aftreden;

        • door ondercuratelestelling;

        • door bedanken van de zijde van het bestuurslid;

        • door overlijden.

         

      4. In geval van (een) tussentijdse vacature(s) in het bestuur, voorzien de overige bestuursleden tijdelijk in deze vacature(s) totdat de algemene vergadering daarin definitief voorziet.
      5. Met inachtneming van het voorgaande draagt het bestuur zorg voor een schema van aftreden, zodanig dat op enig moment niet meer dan een derde van het aantal bestuursleden tegelijk aftreedt.
      6. Digitaal stemmen is rechtsgeldig voor alle leden.

            Artikel 3

            VAN DE ALGEMENE VERGADERING

            Lid 1. Taak en bevoegdheden van de algemene vergadering.

            De taak van de algemene vergadering behelst:

            1. Vaststellen beleid en jaarprogramma; behandeling van de verslagen en bespreking van het beleid van het bestuur;

            2. Vaststellen van de hoogte van de contributie en eventuele andere heffingen, zoals vermeld in de statuten;

            3. Benoemen van leden van het bestuur;

            4. Behandeling van de notulen en voorstellen;

            5. Voorts alle in de statuten en dit reglement met name genoemde bevoegdheden.

            6. Op de ALV zijn alle leden gerechtigd een raadgevende stem uit te brengen op voorgenomen besluiten.

            Lid 2. Oproepingsbrief en agenda

            1. Het bestuur zorgt voor de toezending van de oproepingsbrief aan de leden, vermeldende de agenda, alsmede de ingediende voorstellen.

            2. De toezending moet tenminste 14 dagen voor de algemene vergadering geschieden en voor zover het de eerste jaarlijkse algemene vergadering betreft gaat deze oproep vergezeld van het verslag over het afgelopen verenigingsjaar, tenzij dit verslag reeds in het verenigingsorgaan is gepubliceerd

            Lid 3. Commissies

            1. Alle commissies zijn verantwoording schuldig aan het bestuur.

            2. Hiertoe neemt een bestuurslid zitting in de commissie.

            3. De commissies brengen tijdens de eerstvolgende algemene vergadering verslag uit van hun activiteiten.

            Lid 4. Stemmingen

            Over alle voorstellen wordt bij meerderheid van stemmen beslist. Meerderheid is de helft van de aanwezige leden + 1.

            1. Over zaken wordt mondeling gestemd. Bij staken van de stemmen wordt het voorstel geacht te zijn verworpen.

            2. Over personen wordt schriftelijk gestemd, tenzij de ALV anders bepaalt.

            3. Behaalt geen der kandidaten een meerderheid dan vindt herstemming plaats tussen de twee kandidaten met de meeste stemmen. Is er alsdan opnieuw geen meerderheid dan beslist het lot.

            4. Stemmen kan ook digitaal en heeft dezelfde rechtsgeldigheid als fysieke stemmen.

            Artikel 4

            VAN DE GELDMIDDELEN

            Lid 1. De geldmiddelen van de vereniging bestaan uit:

            1. Contributies;

            2. Donaties;

            3. Schenkingen, legaten en erfstellingen; de laatstgenoemde kunnen alleen worden aanvaard onder het voorrecht van boedelbeschrijving;

            4. Alle andere de vereniging toevallende baten.

            Lid 2. Contributie

            De hoogte van de contributie wordt vastgesteld in de jaarlijks te houden algemene ledenvergadering en volgt de officiële consumentenindexering van het CBS.

            Lid 3. Betalingswijze van contributies

            1. Automatische incasso’s zullen uiterlijk 15 januari van het nieuwe verenigingsjaar bij alle leden worden afgeschreven.

            2. Alle kosten verbonden aan inning ná 15 januari zijn voor rekening van het desbetreffende lid.

            3. Van nieuwe leden, die in de loop van het jaar lid worden, wordt de contributie per omgaande geïnd.

            4. Bij toetreding vóór 1 september is de volle jaarcontributie verschuldigd. Zij die na 31 augustus als lid toetreden, zijn voor dat jaar slechts de helft van de jaarcontributie verschuldigd.

            5. Slechts het bestuur is bevoegd een regeling tot betaling in termijnen toe te staan.

            Artikel 5
            VAN DE DONATEURS

            1. Donateurs kunnen natuurlijke of rechtspersonen zijn.

            2. Donateurs kunnen als toehoorder de algemene vergadering bezoeken, tenzij het bestuur anders beslist.

            Artikel 6

            VERGOEDINGEN EN BETALING EVENEMENTEN

            Lid 1.Vergoedingen bestuur en commissies.

            1. Vergoedingen worden geregeld via de penningmeester en zijn gebaseerd op de volgende gegevens: Vervoerkosten: autovergoeding conform belastingvrijstelling per kilometer of openbaar vervoer trein 2e klas.

            2. Andere kosten zoals bijvoorbeeld postzegels, telefoon, kosten clubblad. enz. tegen inlevering van nota's.

            3. Speciaal bezoek in belang van de VVZ, van een vergadering elders en het niet kunnen onderbrengen van de kosten op de begroting van bijvoorbeeld een evenement.

            Lid 2. Vergoedingen evenementencommissies.

            De evenementencommissies maken voor elk evenement een begroting conform het ‘draaiboek evenementen’ en leggen deze ter goedkeuring voor aan het bestuur. In deze begroting dienen de organisatiekosten te zijn opgenomen. Dit soort kosten kan niet uit de clubkas worden vergoed. Door het opstellen van een juiste begroting moet worden bereikt dat alle evenementen kostendekkend zijn.

            Lid 3. Betalingen evenementen.

            1. Betaling van het deelnamegeld aan een evenement:

              • gewone leden betalen 100 %;

              • leden, niet VVZ-leden of ereleden die met hun eigen schip deelnemen aan een evenement, zijn voor één persoon vrijgesteld van deelnamegeld voor dat evenement.Schipper (huurschip) langere tijd, betaalt voor 50 % mee aan de huurprijs van het schip en voor 100 % aan de boordkas.

            2. Schipper (huurschip) langere tijd, betaalt voor 50 % mee aan de huurprijs van het schip en voor 100 % aan de boordkas.

            3. Op hun eigen verzoek kunnen bij goedkeuring van het bestuur reductie ontvangen:
              • studentleden*): 25 %

              • jeugdleden*): 50 %

            4. Introducees betalen 10 % meer.
            5. Het verschuldigde deelnamegeld voor een evenement wordt door de penningmeester achteraf, uiterlijk 1 week na het evenement geïnd.

                  *) Het bestuur heeft steeds de bevoegdheid deze reductie te verlenen aan deelnemers voor bepaalde evenementen. Voor gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist het bestuur.

                  Lid 4. Annuleringsreglement

                  Voor iedere inschrijfster voor een evenement waarbij de VVZ financiële verplichtingen heeft moeten aangaan geldt de volgende regeling:

                  1. De inschrijving vindt plaats door aanmelding op de website. Zodra een lid zich op de website opgeeft voor een evenement en zij wordt geplaatst, gaat zij financiële verplichtingen aan, ook bij annulering.

                  2. De bepaling in punt 1 hierboven geldt niet bij plaatsing op de wachtlijst.

                  3. Bij annulering door een geplaatst lid is het volledige bedrag verschuldigd, tenzij degene die annuleert zelf een geschikte vervangster vindt, en altijd in overleg met de competentiecommissie.

                  Artikel 7

                  VERZEKERING / AANSPRAKELIJKHEID

                  Lid 1. Verzekering

                  1. Deelname aan een VVZ-evenement staat alleen open voor schepen die deugdelijk verzekerd zijn. De verzekering dient tenminste dekking te bieden tegen wettelijke aansprakelijkheid. Door het simpele feit van deelname verklaren deelnemers aan deze eis te voldoen.

                  2. De schipper c.q. eigenaar dient er voor te zorgen dat voldoende veiligheidsuitrusting en veiligheidsmiddelen aan boord zijn en dat de bemanning instructie krijgt waar deze zich bevinden en hoe ze te gebruiken.

                  3. In geval van een calamiteit gedurende een VVZ-evenement komt het eigen risico ten laste van de eigenaar.

                  4. Het bestuur kan onder bepaalde omstandigheden met betrekking tot de calamiteit de booteigenaar tegemoet komen tot een maximum van het eigen risico van € 750,00 per schipper per jaar.

                  5. Deelnemers aan een VVZ-evenement als opstapper dienen te beschikken over een Wettelijke Aansprakelijkheidsverzekering.

                  Lid 2. Aansprakelijkheid

                  1. Booteigenaar/schipper en bemanning nemen geheel voor eigen risico deel aan evenementen van de VVZ. Noch de organiserende commissie, noch de VVZ, noch de (eventuele) sponsors zijn op enigerlei wijze aansprakelijk voor schade, van welke aard dan ook, waaronder begrepen de schade aan de boot, aan de opvarenden, aan derden en aan boord zijnde goederen, waaronder voorts begrepen schade die direct of indirect in verband met de deelneming aan het VVZ evenement zou kunnen ontstaan en/of daaruit zou voortvloeien, ongeacht of dergelijke schade onder normale omstandigheden dan wel bij calamiteiten is ontstaan.

                  2. Activiteiten die via de whatsappgroepen Bemanningsbank en Kanaal 77 zijn georganiseerd, worden gezien als particuliere initiatieven en vallen daarom niet onder de gebruikelijke VVZ-evenementen.

                  Artikel 8

                  VAN HET VERENIGINGSORGAAN

                  1. De vereniging geeft 1 x per jaar een verenigingsorgaan uit, ZIJ-wint. Dit wordt samengesteld door een redactiecommissie. Een van de bestuursleden is verantwoordelijk voor het blad.
                  2. Er zal worden bijgedragen aan het verwezenlijken van de doelstelling van de VVZ

                  3. Het blad draagt bij aan de interne en externe PR van de vereniging.

                  4. Alle leden, donateurs, auteurs en adverteerders ontvangen ZIJ-wint gratis.

                  5. Per jaar wordt door de redactiecommissie een begroting ter goedkeuring voorgelegd aan het bestuur.

                  Artikel 9

                  In gevallen waarin de statuten of dit reglement niet voorzien, beslist het bestuur. Het is ten aanzien van haar beslissingen verantwoording schuldig aan de ledenvergadering.